LDM.Цифровой архив 1.1: автоматизация делопроизводства по правилам Росархива

Привет! Мы в LDM (ИТ-холдинг LANSOFT) выпустили новую версию решения для управления архивными документами - LDM.Цифровой архив 1.1. Этот релиз закрывает все ключевые архивные процессы: от ведения номенклатуры дел и формирования описей до контроля сроков хранения, обработки архивных запросов и подготовки документов к уничтожению. При разработке версии особое внимание уделили поддержке требований приказов Росархива № 77 и № 236.

Что нового:

Поддержка нормативных требований

В системе реализованы механизмы, предусмотренные приказами Росархива № 77 и № 236: ведение номенклатуры дел, контроль сроков хранения, формирование описей, проведение экспертизы ценности документов и компания процедуры уничтожения.

Контроль сроков хранения в строгом соответствии приказу Росархива № 236 гарантирует методологическую точность на всех этапах. Система сама применяет установленные нормативы в процессе формирования описей и уничтожения, избавляя специалиста от необходимости каждый раз обращаться к первоисточнику.

Подготовка электронных документов к долговременному хранению

Для долговременного хранения электронных документов платформа автоматически конвертирует электронные подписи в формат CAdES-A, а также выполняет перештамповку, необходимую при длительном хранении.

В фоновом режиме формируются архивные контейнеры в соответствии с требованиями приказа Росархива № 77: документы преобразуются в структура PDF/A, создаются XML-файлы с необходимыми метаданными.

Работа с архивным фондом

В новой версии пользователи могут:

• формировать описи дел структурных подразделений и сводные описи организации;

• согласовывать и подписывать описи;

• передавать документация на хранение;

• функционировать с единым источником данных для электронных или бумажных документов.

Экспертиза ценности и уничтожение документов

Система поддерживает проведение экспертизы ценности документов, работу экспертных комиссий, подготовку актов о выделении дел к уничтожению и контроль выполнения регламентированных процедур.

Архивные запросы

В релизе внедрён полный цикл обработки архивных заявок: выдача дел, подготовка справок, выписок и копий документов, контроль сроков исполнения запросов и маршрутов согласования.

Проверки архивного фонда

Для контроля состояния архивного фонда платформа поддерживает регламентные проверки наличия и состояния документов с автоматическим формированием необходимых актов и ведением электронного журнала проверок.

Сообщает менеджер по развитию продуктов Антон Жуков: «Хранение документов в крупной компании - жестко регламентированный процесс. Подготовка к проверкам регуляторов, ведение номенклатуры дел и экспертиза ценности отнимают сотни часов у юристов и архивистов. В версии 1.1 мы автоматизировали весь жизненный цикл по требованиям Росархива. Платформа берет на себя всю рутину, что защищает от нормативных рисков и позволяет сотрудникам сфокусироваться на экспертных задачах».